Défi

Tri et classement des mails (défi 15)

Cette semaine on continue le désencombrement digital avec le tri et le classement des mails.

tri mails

Bonjour à tous ! Ici Delphine. J’espère que vous allez bien.

On se retrouve aujourd’hui pour la quinzième étape de mon défi fou : trier toutes mes possessions avec la méthode Konmari pour la deuxième fois.

On va donc s’attaquer aujourd’hui au tri et au classement des emails.

Ma vision :

Dans son livre “Ranger : l’étincelle du bonheur”, Marie Kondo explique qu’il est important, avant de commencer à trier, d’avoir une vision claire de notre logement idéal. Cela permet de rester motivé, d’avoir un but et aide à prendre des décisions sur ce qu’on garde et ce qu’on donne.

J’ai décidé de continuer mon désencombrement digital par un tri de ma boîte mail. Je suis sur Gmail.

J’ai l’intention de trier tous mes mails, classés et non classés, d’en supprimer un maximum, et de me désinscrire aussi des newsletters qui ne m’intéressent plus.

Pourquoi trier et classer ses mails ?

Déjà parce que c’est bon pour la planète ! Tous les mails doivent être stockés dans des data centers, des immenses centres de données, qui doivent être climatisés en permanence pour éviter la surchauffe. Et un mail stocké dans un data center émet 10g de CO2 par an. C’est autant que l’émission de CO2 d’un sac plastique. Tout ça pour un simple e-mail.

Supprimer 30 mails permettrait donc d’économiser la consommation d’une ampoule pendant un jour. Ce n’est pas négligeable !

Et si chaque Français supprimait 50 mails, cela reviendrait à éteindre la Tour Eiffel pendant 42 ans ! 50 mails ce n’est vraiment pas beaucoup.

Trier et classer ses mails, ça fait aussi du bien au moral. Quel bonheur d’ouvrir une boîte mail pratiquement vide, bien classée, où il est facile de retrouver ce que l’on cherche, sans y passer des heures…Où l’on sait que les mails gardés ne sont que les plus importants, les indispensables, dont nous avons besoin ou aurons besoin un jour…

Alors faites-le tri avec moi 🙂

Comment trier ses mails

1) Commencer par trier chaque mail présent dans la boîte de réception.

2) Trier ensuite chaque mail de chaque dossier, si vous en avez.

3) Si le temps vous manque, et que vous avez besoin de libérer de la place de stockage, il existe des techniques pour mettre en avant les mails les plus volumineux sur Gmail, Outlook et Mac. Si vous souhaitez en savoir plus, c’est par ici.

4) Pour un désencombrement efficace, qu’il soit réel ou digital,il faut stopper l’arrivée de nouveaux objets, ou emails dans notre cas. Pour faire le tri dans vos newsletters, je vous propose 2 outils : Unroll.me et Cleanfox. J’ai longtemps utilisé Ulroll.me mais maintenant ma préférence va à Cleanfox, qui est facile et simple à utiliser.

4) N’oubliez pas de vider la corbeille à la fin du tri 

Comment classer ses mails

1) Créer des dossiers et sous-dossiers.

2) Mais pas trop non plus. Avant j’avais 15 dossiers, ce qui était beaucoup trop, j’ai donc réduit à 5 : Blog, Administratif, Famille, Inscriptions, Travail.

3) Classer chaque mail dans son dossier. Vous pouvez aussi utiliser des libellés et des codes couleur. Personnellement je trouve cette dernière solution trop chronophage.

4) Utiliser les filtres automatiques pour classer automatiquement certains types de mails dans certains dossiers.

5) Pour la boite de réception, deux solutions sont possibles :

  • la garder vide
  • n’y garder que les mails en attente ou à traiter (par exemple les commandes en attente, les futurs rendez-vous, les mails indiquant que votre dossier est en cours…)

Bilan du tri des mails :

J’ai supprimée…tenez-vous bien…845 mails ! Il m’en reste encore 595.

Le tri m’a pris 1h15, ce qui est beaucoup plus rapide que ce que je ne pensais. Je rechignais, je n’avais pas envie de le faire, je croyais que ça me prendrait des jours et des jours…et finalement non !

Et vous ? Qu’est-ce que ça a donné le tri de vos mails ?

On se retrouve la prochaine fois pour la suite du désencombrement digital, avec le tri de l’ordinateurs (documents, photos, vidéos, applications, logiciels, musiques…). D’ici là portez vous bien !

Partager l'article
  •  
  •  
  •   
  •  
  •  
    26
    Partages
  • 24
  • 2
  •  
  •  

8 commentaires

  1. Je ne connaissais pas cleanfox et unroll, je vais donc aller jeter un coup d’oeil. De mon côté, je m’astreins à vider ma boîte mail tous les jours, il ne me manque que le tri par dossier : je vais m’y mettre de ce pas ! Merci pour cet article !

    1. Delphine a dit :

      Merci pour ton commentaire Anne-Angélique. Pour Unroll j’ai vu que c’était compliqué en ce moment avec la loi RGPD. Je découvre ton blog au passage, je m’empresse de l’ajouter à mes favoris car le sujet m’intéresse !

  2. Super article ! Vraiment bien et utile. Je savais que les mails avaient un impact sur l’environnement mais pas à ce point. Merci pour toutes tes astuces. Perso je sais que e suis presque maniaque avec le rangement des mails par conte je ne savais pas que l’on pouvait faire de l’archivage automatique !! Merci

    1. Delphine a dit :

      Merci pour ton commentaire Nicolas !

  3. Premier article que je lis, j’adore le concept de ton blog.
    Pour les mails, je me pose la question direct, garde ou pas.
    Je n’ai pas de dossier et je ne garde pas plus de 20 mails.
    2 bouquins m’ont aidé à cela, entre autres, “the one thing” et le classique “la semaine de 4h”….au cas où cela t’intéresse 😉

    1. Delphine a dit :

      Je connais la semaine de 4h de nom, mais je dois encore le lire. Et The zone thing je ne connais pas je vais m’empresser d’aller voir ça !

  4. Bonjour Delphine,
    Bravo pour ta démarche et bravo pour cet article.
    1h15 ce n’est pas énorme pour la quantité de mails supprimés.
    Merci pour ces infos, moi aussi je dois faire ça … (je préfère taire la quantité de mails c’est juste dément ).
    Merci pour ton explication sur ta façon de faire je la trouve très claire et facile à reproduire. Cela va me servir pour mon nettoyage virtuel !

    Au plaisir d’une prochaine lecture 🙂

    1. Delphine a dit :

      Merci Mylène. Oui moi aussi j’étais surprise je pensais devoir m’y atteler pendant des heures mais c’était finalement assez rapide !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Livre gratuit "7 étapes pour réussir à désencombrer"